Zintegrowane zarządzanie wynikami pracy

Moduł ISPM (system HR KARO HRMS) – aplikacja do zintegrowanego zarządzania wynikami pracy, jest pierwszym tego typu narzędziem na rynku, dedykowanym do zarządzania wzrostem efektywności.

Aplikacja powstała w roku 2002 w odpowiedzi na potrzeby jednego z największych Banków w Polsce. Przez ostatnie lata była systematycznie i konsekwencje rozwijana w oparciu o metodologię Performance Management System. Mimo wielu zaawansowanych rozwiązań, zastosowanych w ostatnim okresie, aplikacja jest narzędziem prostym i intuicyjnym. Korzystanie z tego narzędzia przez menedżerów nie wymaga organizacji specjalnych szkoleń. Praktyczne doświadczenia użytkowników aplikacji potwierdzają, że na potrzeby korzystania ze wszystkich funkcjonalności aplikacji, wystarczające jest udostępnienie krótkiej instrukcji. Natomiast czasu szkoleniowego wymaga zapoznanie menedżerów z zasadami zarządzania w konwencji Performance Management System, zrozumienie celów wdrożenia i projektowanych zmian.

ISPM jest narzędziem dedykowanym instytucjom finansowym, które zamierzają w sposób systemowy i permanentny zarządzać wzrostem efektywności, produktywności i jakości i dla których celem nadrzędnym jest uzyskanie efektów trwałej poprawy.

W aplikacji zostały „zaszyte” podstawowe zasady zarządzania wzrostem efektywności sformułowane w Performance Management System:

  • mierzalne cele, gwarantujące obiektywizm oceny i codzienną kontrolę progresu,
  • holistyczne powiązania między celami, warunkujące koncentrację wszystkich zasobów i środków na priorytetach firmy,
  • kaskadowanie celów „top to down”, gwarantujące zaangażowanie wszystkich pracowników w proces wzrostu efektywności, od członków Zarządu po najniższe stanowiska,
  • transparentność i jednolitość zasad, budujące zaufanie pracowników,
  • indywidualna odpowiedzialność za rezultaty, warunkująca zaangażowanie a w konsekwencji motywację pracowników.

ISPM jest narzędziem, które połączyło praktyczne doświadczenia z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, kontrolingu, technologii informatycznych, procesów, strategii.

Główne funkcjonalności oferowane przez narzędzie to: metodologia planowania celów, modelowanie zasad oceny, ocena wyników pracy i wypłata gratyfikacji.

Pierwszym etapem procesu jest zaplanowanie celów firmy a następnie kaskadowanie ich w „dół” organizacji. Planowanie celów z poziomu strategii oraz holistyczne uzgadnianie ich na poziomie każdej funkcji zarządczej jest krytycznym punktem, od którego zależy, czy menedżerowie będą koncentrowali się, przez cały następny rok, na właściwych sprawach.

Aplikacja, pełni funkcję wspólnej bazy celów, umożliwiając zarówno wewnętrzną dyskusję między menedżerami, na etapie planowania i uzgadniania celów, jak i bieżącą kontrolę poprawności i jakości planowania. Jest jedynym miejscem w firmie, w którym zarejestrowane są cele wszystkich pracowników. Aplikacja daje możliwość publikowania ich do wiadomości całej organizacji. ISPM umożliwia również, wprowadzanie korekt do systemu celów, w trakcie roku. O poziomie restrykcyjności procedur kontrolnych (uprawnienia do wprowadzania zmian, akceptacji) decyduje klient.

Narzędzie udostępnia określony standard planistyczny: cel, wskaźnik (Key Performance Indicators  - kluczowe wskaźniki sukcesu), miernik (sposób pomiaru), zapewniając jednolitość metodologiczną planowania oraz wzrost profesjonalności na wszystkich szczeblach organizacji. Unikalnym atutem aplikacji jest posiadanie słownika KPIs oraz propozycji mierników, co istotnie ułatwia pracę menedżerom. Na potrzeby tego etapu, przewidziano możliwość pobierania pomocnych historycznych raportów, z dowolnych systemów.

Po zakończeniu etapu, kaskadowanie jest kontynuowane w ramach poszczególnych funkcji zarządczych, aż do poziomu pracownika zatrudnionego na najniższym poziomie organizacji.

Drugi etap procesu – modelowanie oceny. W praktyce oznacza to następujące funkcjonalności:

  • określenia ról w ocenie wyników pracy (oceniający, akceptujący oceny, zatwierdzający itp).

    Wybór ról zależy od decyzji klienta, w oparciu o preferowaną kulturę zarządzania. Przydzielanie ról w procesie może bazować zarówno na strukturze organizacyjnej jak i funkcjach organizacyjnych. To drugie rozwiązanie jest bardziej elastyczne i skuteczne w przypadku struktur macierzowych, projektowych, często podlegających zmianom. Dodatkową korzyścią wykorzystania funkcji organizacyjnych, jest możliwość implementacji zróżnicowanych rozwiązań dla homogenicznych grup pracowników, których łączy właśnie rodzaj realizowanych zadań a nie miejsce w strukturze organizacyjnej. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie dla mniejszych instytucji, w których jednostki organizacyjne zazwyczaj realizują znacznie szerszy zakres zadań, niż w większych instytucjach.
  • definiowanie okresów rozliczeniowych na potrzeby oceny wyników pracy. Aplikacja umożliwia różnicowanie długości okresów rozliczeniowych ze względu na różne kryteria;
  • określenie sposobu gratyfikacji. Aplikacja posiada w tym zakresie pełną funkcjonalność, umożliwiając naliczanie gratyfikacji lub tylko podsumowanie punktowe oceny, naliczanie gratyfikacji na podstawie wynagrodzenia zasadniczego lub wyliczenia wysokości prowizji;
  • określenie zasad powiązania poziomu wyniku oceny z wysokością gratyfikacji;
  • określenie zasad kontroli budżetu.

    Aplikacja umożliwia wybór różnych opcji, na przykład: kontrola średniej ilości punktów oceny, kontrola limitu budżetowego, brak limitu itp.
  • określenie zasad różnicowania ocen: rozkład normalny ocen, ranking wymuszony (relatywne sposoby oceny) itp. Funkcjonalność jest bardzo przydatna w przypadku instytucji, które decydują się, z różnych względów, na zastosowanie bardziej tradycyjnego rozwiązania w ocenie, jednak zależy im na „wymuszeniu” zróżnicowania ocen.

Trzeci etap – ocena wyników pracy. Możliwość zastosowania różnego typu procesów oceny, jest niewątpliwie bardzo przydatną funkcjonalnością. W przypadku oceny celów jakościowych np. jakości serwisu, zastosowanie oceny typu 270° lub 360° obiektywizuje ocenę. Dodatkowo, aplikacja daje możliwość losowego doboru oceniających, z grupy współpracujących funkcji, budując zaufanie pracowników do oceny i wykluczając zasadność jej podważenia. Dodatkową korzyścią, docenianą przez menedżerów, jest komfort wynikający z wyeliminowania feedbacku, zbudowanego wyłącznie na podstawie jednostkowej oceny.

Czwarty etap – wypłata gratyfikacji. Aplikacja automatycznie przelicza wyniki oceny na gratyfikację finansową i transportuje informację bezpośrednio do systemu kadrowo-płacowego.

Co wyróżnia aplikację ISPM od innych narzędzi używanych do oceny wyników pracy?

ISPM to nie tylko zbiór zautomatyzowanych procesów lecz przede wszystkim, rzetelna metodologia zarządzania, której konsekwentne stosowanie przynosi spektakularną poprawę efektywności, już w pierwszym roku implementacji.Istotą tego sukcesu jest zbudowanie odpowiedzialności za wyniki firmy na poziomie każdego stanowiska a nie wyłącznie na poziomie najwyższej kadry zarządzającej. Takie podejście gwarantuje systematyczne i trwałe efekty finansowe.

Drugim ważnym atutem aplikacji jest jej funkcjonalność komunikacyjna, umożliwiająca codzienne zarządzanie efektami pracy, poprzez permanentną obserwację progresu i wprowadzania korekt do działań pracowników w dowolnym momencie okresu rozliczeniowego a nie wyłącznie na jego koniec.

Trzecim atutem ISPM jest niski koszt jej eksploatacji, mierzony stopniem zaangażowania zasobów w procesy administracyjne. Poziom automatyzacji procesów, zredukował wymagania administracyjne do maksymalnie ½ etatu.

Czwartym atutem jest kompatybilność aplikacji ze stosowanymi powszechnie na rynku finansowym technologiami informatycznymi. Dodatkowo, zastosowanie technologii webowych umożliwia komunikowanie się z aplikacją w dowolnym momencie, z dowolnego miejsca organizacji.

Piątym atutem ISPM jest elastyczność, umożliwiająca korzystanie z aplikacji zarówno przez małe instytucje, jak i złożone międzynarodowe podmioty stosujące różne rozwiązania motywacyjne, różne okresy rozliczeniowe, różne formy gratyfikacji.