Praktyczne aspekty wdrażania systemów do zarządzania zasobami ludzkimi

Systemy do Zarządzania Zasobami Ludzkimi czyli tak zwany „miękki HR” obejmują zarówno moduły merytoryczne takie jak zarządzanie strukturą organizacyjną i opisy stanowisk, oceny okresowe, rozwój pracowników, zarządzanie przez cele, zarządzanie kompetencjami, szkoleniami i rekrutacją, jak też coraz częściej funkcje samoobsługowe dla pracowników i managerów. Współczesne systemy ZZL zazwyczaj funkcjonują w postaci Portali Personalnych dostępnych w firmowej sieci intranetowej.

Proces wdrażania systemów do Zarządzania Zasobami Ludzkimi różni się od implementacji innych rozwiązań IT w firmie, w tym systemów kadrowo-płacowych. Różnice te wynikają z wielu uwarunkowań. Należą do nich między innymi:

  • niewielki wpływ regulacji prawnych na procesy objęte systemem
  • różny poziom przygotowania firm do wdrożenia narzędzi wspomagających ZZL. Można wyróżnić dwie sytuacje:

    • firmy oczekujące opracowania modelu systemu ZZL w ramach projektu;
    • firmy posiadające gotowe - własne lub zakupione opracowanie modelu ZZL;

  • mnogość istniejących metodologii i sposobów ich implementacji. Nawet w firmach tej samej branży procesy personalne często przebiegają diametralnie różnie.
  • częsta potrzeba wykonania prac analitycznych i konsultingowych przez ekspertów spoza organizacji
    kolejność wdrażania poszczególnych modułów – poza częścią definicyjno-parametryczną - może być różna w każdej firmie. Istnieje możliwość rozłożenia wdrożenia w czasie bez szkody dla całego projektu. Na przykład: po wdrożeniu modułu zarządzania kompetencjami w kolejnym etapie uruchomiamy moduł szkoleń, tak aby szkolenia wynikłe z analizy luk kompetencyjnych zasiliły plan szkoleń. Kolejnym będzie moduł awansowania pracowników, żeby śledzić indywidualne plany rozwoju wynikłe z oceny kompetencji.
  • wdrażane rozwiązanie dotyczy znaczącej części a często wszystkich zatrudnionych.

W związku z powyższym większość projektów wymaga indywidualnego podejścia do klienta i ma charakter unikalny.

Jak już nadmieniono, firmy decydujące się na zakup rozwiązań informatycznych wspomagających ZZL są na różnym poziomie przygotowania do wdrożenia. Niektóre z nich oczekują opracowania modelu Zarządzania Zasobami Ludzkimi przed rozpoczęciem procesu wdrożenia oprogramowania, inne natomiast posiadają już własny dorobek w tym zakresie bądź posiadają koncepcję przygotowaną przez firmę konsultingową. Ma to decydujące znaczenia dla przebiegu prac.

W pierwszym przypadku mamy duże szanse, że opracowane procesy we współpracy z dostawcą oprogramowania będą zbieżne z funkcjonalnością zakupionego systemu i w konsekwencji będą efektywnie realizowane. W drugim przypadku, konieczne będą prace analityczne, których efektem będzie opis finalnej konfiguracji systemu, realizowanych przez niego procesów w odniesieniu do modelu ZZL wybranego przez firmę. W obu przypadkach mogą pojawić się specyficzne wymagania, których realizacja będzie wymagała modyfikacji oprogramowania.

Z tego względu zalecanym rozwiązaniem dla obu stron jest oddzielenie – w projekcie- części analityczno koncepcyjnej od samego procesu wdrożenia oprogramowania. Wówczas po zakończeniu fazy analitycznej można dokładniej oszacować czas i koszty wdrożenia. Niestety wielu klientów oczekuje kontraktu zawierającego finalny koszt i termin wykonania projektu nie dostarczając odpowiednich dokumentacji (założenia, specyfikacje funkcjonale). Może to powodować późniejsze perturbacje i spory co do kształtu i funkcjonalności wdrożonego systemu.

Jeżeli system do zarządzania personelem pochodzi od innego dostawcy niż system kadrowo płacowy, to musimy liczyć się z dodatkowymi nakładami na wykonanie interfejsu pomiędzy oboma systemami. Bez wdrażania funkcji informacyjnych i samoobsługowych, wymiana danych pomiędzy systemami jest relatywnie prosta - dotyczy niewielkiego zakresu danych. Jeśli jednak zamierzamy wdrożyć te funkcje, to zakres wymiany informacji znacznie się zwiększa. Do systemu do zarządzania personelem wysyłane są praktycznie wszystkie informacje o pracowniku, a zwrotnie do systemu kadrowo-płacowego wędrują informacje wprowadzane przez pracowników jak na przykład ich wnioski urlopowe oraz managerów. Do budowy interfejsu wymagana jest współpraca dostawcy systemu kadrowo-płacowego.

Portal Personalny winien być zaopatrzony w możliwość przeglądania newralgicznych danych oraz w aktywne funkcje samoobsługowe takie jak między innymi: rejestracja wniosków urlopowych, emisja zaświadczeń, zmiany danych osobowych znacząco usprawnia się działalność działów kadrowo płacowych. Aby efekt był pełny, należy zapewnić dostępu do portalu każdemu pracownikowi firmy. Niejednokrotnie wymaga to dodatkowych działań organizacyjnych i technicznych, na przykład instalacje kiosków internetowych.

Portal personalny powinien być zintegrowany z platformą intranetową organizacji, tak aby każdy pracownik miał dostęp do wszystkich funkcji w ramach jednego środowiska.

Dobrze jest gdy oprogramowanie do ZZL zawiera mechanizmy umożliwiające dostosowanie wyglądu portalu (kolorystyka, logo, nagłówki stron) do standardów klienta. Użytkownicy mają wtedy jedną komfortową przestrzeń w intranecie, gdzie mogą załatwić wszystkie sprawy łącznie ze sprawami personalnymi.

Zbytni pośpiech przy wdrożeniu oprogramowania ZZL jest niewskazany. Wdrożenie każdego z modułów powinno poprzedzać wykonanie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej oraz projektu wdrożenia opisującego szczegółowo kształt wdrażanego systemu wraz ze wszystkimi jego funkcjami, ustawieniami, uczestnikami procesów ich rolą itd.

Należy dokładnie przemyśleć w jaki sposób usprawnić organizację procesów personalnych za pomocą nowych narzędzi. Należy wskazać kadrze zarządzającej korzyści z wdrożenia systemu w celu pozyskania ich przychylności. Sam proces wdrożenia wymaga dużego zaangażowania pracowników działu HR po stronie klienta.

Dobrą praktyką jest wyłonienie grupy wiodących użytkowników, którzy po gruntownym przeszkoleniu będą upowszechnić swoją wiedzę wewnątrz organizacji.

Podejmując trud wdrożenia kompletnego systemu ZZL, powinniśmy mieć na uwadze również to , że poza zwiększeniem efektywności, przyczyniamy się do podniesienia kultury organizacyjnej firmy.