Nie obawiajcie się chmur! (część 1)

Niebo nad branżą IT zasnute chmurami

W ostatnich latach chmury obliczeniowe (ang. cloud computing) na dobre rozgościły się na nieboskłonie branży IT. Prognozy nie zapowiadają, żeby w najbliższej przyszłości wywiał je stamtąd wiatr w postaci kolejnej rewolucji technologicznej. „Chmurki” są wszechobecne – mówimy o plikach w chmurze, przetwarzaniu w chmurze, oprogramowaniu w chmurze, grach i rozrywce w chmurze, itd. Korzysta z nich, nawet nieświadomie, bodaj większość użytkowników komputerów i urządzeń mobilnych. Ponadto coraz więcej firm przekonuje się do tego rozwiązania, dostrzegając jego niezaprzeczalne zalety: niższe koszty eksploatacji nowoczesnych rozwiązań informatycznych, brak konieczności inwestowania w wiecznie zakurzony sprzęt komputerowy oraz przejrzystość prawną, jeśli chodzi o pozyskiwanie licencji na oprogramowanie.

Idąc z duchem czasu, również firmy oferujące oprogramowanie dla HR opracowały produkty IT działające w chmurze. Naszym zdaniem to doskonałe, przyszłościowe rozwiązanie dla większości przedsiębiorstw, niezależnie od ich skali działania i profilu. Są jednak tacy, którzy na chmury patrzą z podejrzliwością, jeśli nie obawą. Nie podoba im się fakt, że chmury są „niematerialne” i że oni –przedsiębiorcy – nie mogą stać się właścicielami używanego oprogramowania. Często nie są też pewni, czy mogą powierzyć tajemnice swoich przedsiębiorstw czemuś tak… ulotnemu.

Uważamy, że są to obawy bezpodstawne, choć jesteśmy dalecy od tego, aby twierdzić, że chmury są idealnym rozwiązaniem dla wszystkich. Zacznijmy od omówienia różnic pomiędzy oprogramowaniem w chmurze a tym zainstalowanym na firmowych serwerach.

Chmury na niebie kontra serwer w piwnicy

Różnic pomiędzy dwoma systemami udostępniania oprogramowania jest sporo. Podstawową różnicą jest to, że za oprogramowanie w chmurze nie musimy płacić opłaty licencyjnej. Dostęp do narzędzi informatycznych nabywamy na zasadzie usługi i płacimy za to jak za usługę.

Kolejną różnicą jest to, że w przypadku korzystania z chmury nie musimy kupować sprzętu informatycznego, systemów operacyjnych i baz danych, bo nie będziemy przecież nic instalować u siebie w firmie. A więc koniec wydatków związanych z nabywaniem kolejnych blaszanych pudeł wypełnionych elektroniką i kilometrów kabli. Oprogramowanie jest już przecież zainstalowane na serwerach w chmurze, a my musimy jedynie zapewnić sobie dostęp do Internetu, żeby z niego korzystać.

Wniosek: Oprogramowanie w chmurze jest tańsze od systemów informatycznych kupowanych i instalowanych na firmowych serwerach.

Z drugiej strony firma decydująca się na rozwiązania w chmurze musi pogodzić się z pewnymi ograniczeniami. Skoro poruszamy się głównie w obszarze HR, wyjaśnię to na przykładzie systemu do oceny kompetencji pracowników.

Kupując oprogramowanie, przeprowadzamy proces jego wdrożenia, który rozpoczynamy od jego instalacji na firmowych serwerach. Co istotne, jeśli chcemy, żeby nasz system ocen kompetencji wyglądał trochę inaczej niż w wersji podstawowej systemu, to możemy zamówić jego modyfikację. Wszystko zgodnie z zasadą „klient nasz pan”.

Dzięki temu wdrożony system oceny będzie w 100% odpowiadał naszym potrzebom. Ponadto system będzie dostępny dla naszych pracowników przez cały czas – nawet w budzącej grozę sytuacji, kiedy ”padnie” Internet.

Narzędzia w chmurze są natomiast standardowe i przeznaczone na rynek masowy. To klient musi zaakceptować narzędzie i dostosować sposób swojej pracy do jego możliwości, a nie odwrotnie. Można też bronić tezy, że narzędzia w chmurze z reguły nie zapewniają efektu synergii oferowanej przez kompleksowe systemy HRM funkcjonujące w całej firmie. W tym przypadku synergia polega na tym, że poszczególne komponenty systemu sprawnie ze sobą współpracują, przekazują sobie niezbędne dane, wzajemnie się aktualizują i zwiększają swoją produktywność.

Kolejną zaletą wdrożenia w firmie będzie zachowanie ciągłości dokumentacji i danych przez wiele lat. Po wykonaniu ocen pracowników kierownicy mogą bez przeszkód przeglądać historię i analizować dane na temat personelu zebrane na przestrzeni dekad.

Wniosek: Oprogramowanie wdrażane w firmie jest na ogół w większym stopniu dopasowane do jej potrzeb i stopniowo „zrasta się” z kulturą organizacyjną i systemem archiwizacji danych przedsiębiorstwa.

Narzędzia dostępne w chmurze są opracowywane dla masowego klienta, który powinien sam móc je obsługiwać. Z założenia są to narzędzia proste, a producenci zapewniają wyczerpującą dokumentację i liczne „tutoriale”. Użytkownik jest zachęcany do nauki, prowadzony za rączkę i motywowany, tak aby większość problemów mógł rozwiązać samodzielnie. To duża zaleta, bo informatycy prowadzący szkolenia w firmach nie zawsze odznaczają się cierpliwością i talentem pedagogicznym.

Wniosek: Rozwiązania w chmurze są na ogół banalnie proste w obsłudze i nie angażują uwagi firmowych informatyków.

W chmurze możemy wykupić abonament na konkretną usługę czy typ aplikacji – na przykład na jedną ocenę kompetencji i to na krótki okres czasu. Po zakończeniu oceny i wygenerowaniu raportów oraz plików Excel abonament wygasa. Za rok zapłacimy za kolejną ocenę, a tymczasem nie musimy płacić za posiadanie rozbudowanego narzędzia informatycznego, którego de facto nie używamy.

Wniosek: Rozwiązania w chmurze oferują elastyczniejsze formy płatności. Nie płacimy za coś, czego nie potrzebujemy.