Co warto wiedzieć o narzędziach wspierających pracę działów HR?

Zarządzanie zasobami ludzkimi to działania ukierunkowane z jednej strony na osiąganie celów przedsiębiorstwa, z drugiej zaś na zaspokajanie potrzeb pracowników. Działania te obejmują procesy planowania zasobów, budżetowania, zatrudniania, wynagradzania, motywowania, szkolenia i rozwoju, oceny itd. Wykorzystanie narzędzi informatycznych zdecydowanie usprawnia te procesy i coraz częściej po prostu nie wyobrażamy sobie już normalnej działalności menedżerów i specjalistów HR bez wsparcia ze strony technologii IT.

Narzędzia ułatwiające prace działów personalnych i kadrowych można podzielić na trzy zasadnicze grupy:

Systemy do rejestracji czasu pracy

Zarządzanie czasem pracy to dzisiaj nie tylko prosta rejestracja wejść i wyjść pracowników lub kontrola dostępu do pomieszczeń. Są to coraz częściej narzędzia do wyrafinowanej analizy czasu pracy, absencji pracowników, ale przede wszystkim wspierające planowanie obsady personalnej. Czas pracy w tych systemach może być rozliczany zarówno w układzie miejsc powstawania kosztów, jak i ich nośników czy prowadzonych projektów. Wyspecjalizowane funkcje planowania obsady personalnej realizowane są na podstawie kompetencji wymaganych na stanowiskach pracy i uwzględniają specyfikę danej firmy. Na przykład w sieciach handlowych czy usługowych można planować obsadę załogi na podstawie analizy ruchu klientów, dnia tygodnia, pory dnia, a nawet prognozy pogody. Systemy te pozwalają rejestrować czas pracy nie tylko poprzez standardowe czytniki kart, ale również z urządzeń mobilnych, telefonów komórkowych i komputerów. Racjonalne wykorzystanie tego typu narzędzi przynosi znaczącą redukcję kosztów osobowych.

Systemy kadrowo-płacowe

Na rynku dostępnych jest wiele systemów kadrowo-płacowych o różnych stopniach zaawansowania. Od zupełnie prostych narzędzi do liczenia wynagrodzeń aż po systemy pozwalające na obsługę skomplikowanych organizacji składających się z wielu podmiotów prawnych o skomplikowanych systemach wynagradzania. Naturalnie, oprogramowanie powinno przede wszystkim rozliczać wynagrodzenia zgodnie z przepisami prawa, ważna jest jednak również ergonomia pracy, zakres kontroli wprowadzanych danych czy możliwość elastycznego raportowania. Newralgicznymi elementami w tego typu aplikacjach są zwykle mechanizmy rozliczania absencji. Użytkownik powinien wprowadzać w tym przypadku tylko dane podstawowe, a system automatycznie powinien je interpretować i odpowiednio rozliczać. Oprogramowanie powinno również przechowywać pełną historię zmian danych pracownika i umożliwiać odtworzenie stanu danych na dowolny moment.
W zaawansowanych rozwiązaniach istnieje mechanizm rozliczeń wstecznych, który uruchamia przeliczanie poprzednich okresów rozliczeniowych w przypadku rejestracji zaległych danych lub obowiązujących wstecznie. Istotne są również funkcje do budowy własnych raportów. Użytkownik powinien mieć proste narzędzie, które pozwoli mu wybrać i wydrukować z systemu dowolne dane według dowolnych kryteriów. W wielu firmach potrzebne są również narzędzia planowania, budżetowania oraz symulacji wynagrodzeń.
Najczęściej aplikacja kadrowo-płacowa jest podstawą stanowiącą bazę informacji dla pozostałych systemów wspomagających ZZL. Dlatego przy wyborze systemu należy zwrócić uwagę na możliwość komunikacji z systemami rozliczenia czasu pracy i zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania personelem

Systemy do zarządzania personelem, zwane często systemami HRM, obejmują zwykle szereg zintegrowanych funkcji pozwalających na wsparcie procesów ZZL. Należą do nich m.in.: zarządzanie strukturą organizacyjną wraz z opisami stanowisk, funkcje informacyjne i samoobsługowe dla pracowników (ESS), narzędzia dla kadry zarządzającej (MSS), rekrutacja pracowników, planowanie, budżetowanie i obsługa szkoleń, zarządzanie kompetencjami pracowników, oceny okresowe pracowników, zarządzanie przez cele, awansowanie i zarządzanie talentami, wartościowanie stanowisk. Najczęściej systemy HRM są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala na wykorzystanie funkcji informacyjnych i samoobsługowych. Pracownik posiadający dostęp do systemu ma do dyspozycji zestaw informacji, które go bezpośrednio dotyczą, takich jak liczba dni urlopu, zaplanowane szkolenia, wypłacone wynagrodzenia itd. Wykorzystując dostępne funkcje samoobsługowe, pracownik może złożyć wniosek urlopowy, wystąpić o przelewanie wypłat na nowe konto, zaplanować urlop, rozliczyć nadgodziny lub rozliczyć delegację. Firma w ramach tych funkcji może również realizować własną politykę informacyjną w stosunku do swoich pracowników. Może przekazywać informacje o misji i strategii firmy czy o wynikach finansowych w ostatnim okresie. Wdrożenie tego typu rozwiązań w znaczący sposób odciąża służby kadrowe, zwiększając jednocześnie zadowolenie samych pracowników z łatwego dostępu do ważnych dla nich informacji.

Dane pracownicze

Funkcje informacyjne dedykowane kadrze zarządzającej pozwalają przełożonym na uzyskanie dostępu do danych personalnych swoich pracowników, takich jak poziom wykształcenia, kariera zawodowa, historia ocen i kompetencji. Menedżerowie mają też do dyspozycji narzędzia do tworzenia planów urlopów, rozliczania nadgodzin, śledzenia absencji i tworzenia indywidualnych raportów itd., czyli bieżącego zarządzania podległymi pracownikami.

Rekrutacja

Funkcje wspierające proces rekrutacji pracowników są ważne szczególnie dla firm większych lub mniejszych, ale szybko rozwijających się. W nowoczesnych systemach proces zbierania ofert, prowadzenia kampanii naboru pracowników odbywa się z wykorzystaniem strony WWW firmy. Kandydaci rejestrują się zdalnie, załączają CV i list motywacyjny. Dane te są potem przenoszone do bazy danych systemu HR. Z bazy danych systemu HR osoby odpowiedzialne za rekrutację mogą wybierać sobie kandydatów spełniających zadane kryteria. Aplikacja powinna wspierać organizację spotkań z kandydatami, rozsyłać zaproszenia, udostępniać arkusze ocen kandydata, arkusze do wprowadzania wyników testów psychometrycznych itd.

Szkolenia

Zarządzanie szkoleniami stanowi ważny element ZZL. Ważne jest, aby system informatyczny integrował tę funkcjonalność z innymi modułami, np. plany szkoleń powinny być generowane na podstawie ścieżek kariery, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wymagań dla danego stanowiska itd. Powinien również uwzględniać szkolenia przewidziane prawem pracy, dla których upływa termin ważności. System powinien mieć możliwość budżetowania planów szkoleniowych i nadzorować ich realizację. Koszt szkolenia powinien obejmować wszystkie składowe łącznie z kosztem delegacji i czasu wyłączenia pracownika z pracy. Aplikacja powinna zarządzać zobowiązaniami pracownika, przechowywać informacje o ocenie szkolonego, ocenie samego szkolenia i wspierać ocenę efektywności szkolenia.

Kompetencje

Zarządzanie kompetencjami jest jednym z kluczowych elementów zarządzania personelem. Główne cechy systemu wspierającego tę funkcjonalność obejmują następujące elementy:

  • Możliwość opisania kompetencji wymaganych na danym stanowisku wraz z wymaganymi poziomami spełnienia.
  • Możliwość rejestrowania kompetencji specyficznych poszczególnych pracowników.
  • Możliwość oceny kompetencji pracowników i opracowania indywidualnych planów rozwoju dla tych pracowników, których kompetencje nie są wystarczające.
  • Możliwość wyszukiwania ludzi o określonych kompetencjach i budowania zespołów na podstawie kompetencji wymaganych do wykonania określonej pracy.

Ocenianie

Oceny okresowe pracowników mają często znaczący wpływ na wydajność pracowników i jakość ich pracy. Szczególnie oceny efektywności połączone z systemem premiowania, gdzie premia jest automatycznie wyliczana na zakończenie oceny. Systemów i metod oceniania pracowników jest bardzo wiele, trudno jest zatem szczegółowo je opisać. Jednakże istotne jest, aby system informatyczny sprawnie i efektywnie zarządzał procesem oceny, pozwalał na rzetelne opracowanie wyników i wyciągnięcie wniosków.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele może być realizowane w systemie IT poprzez definicje kart celów premiowych z określeniem wag poszczególnych zadań i procentu bądź wskaźnika premii. Po wykonaniu zadań oceniany jest stopień ich realizacji i wyliczana premia.

Zarządzanie talentami

Awansowanie pracowników i zarządzanie talentami to zbiór funkcji pozwalających na monitorowanie rozwoju pracowników. Zarówno w ramach określonego stanowiska, jak i budowania ścieżek kariery zawodowej w ramach całego przedsiębiorstwa. Każda organizacja, która rozwija się w sposób planowy, tworzy tzw. kadrę rezerwową. Wymaga to wcześniejszego zidentyfikowania kluczowych stanowisk, wybrania pracowników predysponowanych do ich objęcia i opracowania szczegółowych planów rozwoju. Następnie należy okresowo kontrolować realizację tych planów. Wdrożenie rozwiązań informatycznych znakomicie ułatwia i usprawnia realizację tych zadań.


Podsumowanie


Coraz więcej firm i instytucji dostrzega potrzebę podniesienia efektywności zarządzania personelem. Idzie to w parze z rozwojem rynku systemów wspomagających procesy personalne. Na rynku jest bardzo dużo firm specjalizujących się tylko w tym obszarze. Znaczna liczba przedsiębiorstw zakupuje systemy HR jako element zintegrowanego systemu ERP. W efekcie okazuje się często, że funkcjonalność w zakresie HR jest znacznie ograniczona. Zatem wybierając rozwiązanie, warto rozejrzeć się na rynku, porównać oferty i wybrać system najlepiej dostosowany do wymagań firmy i oferujący jak największy zakres funkcjonalny. Integracja systemów HR z innymi systemami jest na tyle prosta, że warto się starać, aby mieć nowoczesny system dobrze wspomagający działania realizowane przez dział HR.